Manajemen Antrean Kantor Imigrasi Makin Cihui

Makin banyak kantor pelayanan yang menyenangkan. Ini yang terjadi di Kantor Imigrasi Surabaya. Juga, tentu saja, di semua kantor imigrasi di Indonesia.

Sejak setahun lalu, kantor yang berurusan dengan paspor dan ijin tinggal warga negara asing ini telah membenahi manajeman antrean layanannya. Makin teratur dan makin berkepastian.

''Ya kami memberlakukan pendaftaran online untuk antrean mengurus paspor sejak Agustus 2017 lalu,'' kata Kepala Seksi Perijinan Kantor Imigrasi Kelas 1 Surabaya di Sidoarjo Angga Mahardika kepada ngopibareng.id.

Saya memang harus memperpanjang paspor yang akan habis 4 bulan lagi. Perpanjangan harus selesai dalam seminggu karena harus ke luar negeri. Seperti biasanya, masa berlaku paspor minimal harus 6 bulan untuk bisa masuk negara lain.

Dulu, biasanya, perpanjangan paspor diurus orang lain. Tapi dengan sistem baru ini, saya pun tergoda untuk melakukan sendiri. Apalagi, sebelumnya anak sulung saya telah sukses memperpanjang paspornya dengan riang untuk persiapan dia sekolah di luar negeri.

Tidak seperti layanan lama selama ini, mengurus paspor bisa dengan mendaftar secara online terlebih dulu. Caranya dengan masuk ke www.antrean.imigrasi.go.id. Daftar dengan alamat email yang aktif.

Nah, setelah mendaftar Anda akan mendapat konfirmasi dari kantor imigrasi. Berbekal konfirmasi itu, kita masuk ke website imigrasi. Di dalam layanan daring itu kita bisa memilih kantor layanan terdekat dan jadwal antrean. Bisa memilih tanggal dan jam yang masih tersedia.

Semula saya memilih kantor layanan terdekat dari rumah, yakni kantor pelayanan imigrasi di Graha Pena Surabaya. Namun, di tempat ini, antrean sudah penuh dan baru ada jadwal antrean minggu depan.

Karena tak mungkin menunggu terlalu lama, saya pun mencari layanan di kantor Imigrasi Surabaya di Sidoarjo. Eh, ternyata di tempat ini masih ada tempat kosong di esok hari jam 09.00 sampai 10.00 WIB. 

Maka saya pun memilih mendaftar di kantor yang kini beralamat di Jalan Raya Juanda Surabaya ini. Sesuai jadwal kencan layanan, saya pun ke kantor imigrasi. Semula saya mengira masih di kawasan Waru. Tapi ternyata sudah pindah kantor di dekat Terminal 2 Bandara Juanda Surabaya.

Hanya dengan menunjukkan barcode yang diambil dari konfirmasi pendaftaran daring, kita mendapatkan dua lembar formulir untuk diisi. Semacam lembar permohonan dan data-data pribadi untuk kebutuhan perpanjangan paspor.

Setelah terisi, langsung diserahkan petugas di depan untuk pemeriksaan kelengkapan awal. Begitu diperiksa lengkap, langsung mendapat map imigrasi dengan kupon nomor antrean untuk foto dan sidik jari.

Proses untuk mendapatkan formulir sampai dengan pemeriksaan kelengkapan persyaratan hanya memerlukan waktu tidak lebih dari 10 menit. Setelah itu, pemohon dipersilakan naik ke lantai dua untuk antre foto dan sidik jari.

Di gedung lantai dua yang sejuk ber-AC ini berjajar kursi sofa yang nyaman untuk antre. Ada 7 loket yang bisa melayani para pemohon. Mulai dari pemohon pembuatan paspor baru, perpanjangan, sampai dengan ijin tingal untuk warga negara asing.

Ruang tunggu di kantor baru ini jauh lebih nyaman dibanding ruang tunggu di kantor imigrasi Waru. Dulu ruang tunggu tanpa AC dan menggunakan kursi besi seperti ruang tunggu puskesmas atau terminal bus pada umumnya. 

Ini berbeda. Selain ruangannya luas dan sejuk karena ber-ac, kursi ruang tunggunya menggunakan sofa. Sofa warna biru yang nyaman untuk menunggu. Kita bisa terkantuk-kantuk di kursi yang nyaman.

Di ruang tunggu ini memang butuh waktu lebih lama untuk antrean. Sebab, setiap orang diperlukan waktu 2 menit pelayanan. Untuk foto dan scan sidik jari. Juga untuk konfirmasi data-data pribadi.

Menurut Angga, kuota layanan untuk kantor Imigrasi Surabaya di Sidoarjo 400 orang per hari. Sedangkan kantor layanan di Graha Pena 90 orang per hari. Dengan kuota seperti ini bisa dihindari berjubelnya pemohon layanan. 

Ada 7 konter yang melayani sidik jari dan foto pemohon. Ditambah satu konter khusus untuk difable atau penyandang cacat. Setiap konter dijaga oleh seorang petugas yang siap melayani pemohon dengan ramah.

Suasana di kantor imigrasi memang sudah sangat berubah dibanding sebelum ada manajemen antrian lewat daring ini. Dulu, suasananya terasa tak teratur, berjubel, dan banyak hilir mudik para pemberi jasa layanan ilegal.

Ruang tunggunya luas. Saranya penunjangnya mencukupi. Dan antrean teratur dengan baik. Para pemohon juga tampak ceria saat menunggu giliran untuk mendapatkan layanan. Baik saat menunggu layanan di bawah maupun di atas. 

Tak hanya itu. Juga ada food court di dalam kantor imigrasi yang menyediakan makanan dan minuman untuk para pencari layanan. Sejak pintu masuk dijaga oleh petugas dengan penuh disiplin.

''Mohon maaf, tidak diperbolehkan ambil gambar di lingkungan sini, Pak,'' kata petugas saat saya ingin mengambil gambar orang yang sedang sibuk mengisi formulir. Ia pun dengan ramah akhirnya mengijinkan saat saya bilang kalau sudah seijin atasanya.

Kalau pun ada yang kurang adalah masalah parkir. Seperti ketika berkantor di Waru, tempat parkir kantor imigrasi masih sama. Disediakan tempat parkir di lapangan Albatros sekitar 400 meter dari kantor. Tiket parkirnya juga tergolong mahal, Rp 10 ribu.

''Betul, kami memang masih menghadapi persoalan parkir untuk para pemohon layanan. Kita masih sedang bangun di sebelah. Semoga kelak bisa membantu mengatasi masalah parkir,'' tambah Angga.

Dengan layanan digital untuk manajemen antrean, Kantor Imigrasi sudah melangkah maju. Memberikan kenyamaman dan kepastian kepada para pemohon layanan. Mereka yang ingin membuat paspor, memperpanjang paspor, maupun para WNA yang sedang mencari ijin tinggal.

Setiap perpanjangan paspor, hanya butuh waktu 3 hari sudah selesai. Paspor sudah bisa diambil. Tidak ada biaya tambahan apa-apa. Kecuali biaya yang resmi masuk ke negara dan harus dibayar lewat perbankan maupun kanto pos.

Sungguh, layanan Kantor Imigrasi kini makin cihui...(arif afandi/ngpibareng)