Cara Mudah Membuat Kop Surat di Microsoft Word

Berkat kecanggihan teknologi komunikasi, berkirim kabar kini tidak lagi perlu menunggu waktu lama. Pesan bisa dikirim dan diterima pada waktu yang sama. Komunikasi jarak jauh juga semakin berkembang dengan semakin lazimnya kepemilikan telepon, internet, dan kini telepon pintar. Terlebih lagi, kini ada banyak layanan aplikasi chat yang mempermudah komunikasi, seperti LINE, WhatsApp, dan Telegram.

Surat elektronik atau surel merupakan persuratan yang dilakukan secara digital atau online. Ini contoh modernisasi yang mana surat diolah melalui aplikasi yang menggunakan perkembangan teknologi berupa internet.

Manfaat surat elektronik

- Menghemat waktu dan tenaga

Dengan menerapkan persuratan moderen menjadikan urusan persuratan lebih menghemat waktu dan tenaga kerja pada persuratan moderen dilakukan secara otomatis dan mampu dilakukan secara bersamaan dalam pendistribusiannya

- Memudahkan pengkategorian surat

Penerapan e-surat menjadikan mudah dalam pengkategorian surat berdasarkan jenisnya dan menentukan relasi surat secara baik

- Penerapan aplikasi mobile

Penggunaan yang dilakukan secara mobile menjadikan surat dapat dijangkau dengan mudah.

Sejarah tentang Surat

Surat merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari pengirimnya, infromasi yang diberikan dalam surat biasanya seperti pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan, dan putusan, ataupun berisikan peringatan, teguran, hingga penghargaan

Pada umumnya, berkirim surat akan disertai dengan perangko sebagai alat ganti bayar jasa pengirim. Semakin jauh tujuan pengiriman, maka nilai perangko lebih mahal. Pada awalnya, surat berisikan dokumen-dokumen pemerintah dikirim menggunakan kuda ataupun kereta kuda.

Sistem pengiriman pos di dunia, dimulai di negara Mesir sekitar tahun 2000 SM, di negara tersebut pertukaran kebudayaan dengan negara Babilonia sedang terjadi, dan dahulu pembungkus suratnya berupa kain, kulit binatang, atau beberapa bagian dari sayuran.

Di negara lain, seperti Tiongkok, sebuah pelayanan pos sudah dimulai sejak zaman Dinasti Chou di tahun 1122-1121 SM, biasanya surat yang dikirimkan berupa dokumen pemerintah, sistem pengirimannya terdiri atas beberapa orang yang bertugas bergantian dalam menyampaikan pesan setiap radius sembilan mil atau 14,5 km, dan sistem tersebut semakin berkembang dengan jangkauan yang lebih luas di masa pemerintahan Dinasti Han yaitu di tahun 202-220 SM, yang dahulunya Tiongkok berhubungan dengan Romawi.

Kerajaan Romawi sendiri juga membangun sistem pelayanan pos paling canggih selama 14 tahun yang juga bersaing dengan negara China oleh Kaisar Augustus, jangkauan sistem pelayanan pos tersebut mencakup seluruh dataran Mediterania, karena adanya kebutuhan penyampaian pesan dari pemerintah Romawi dan militer antar provinsi, dari kebutuhan tersebut yang akhirnya memunculkan pembangunan jalan pos dengan penyediaan beberapa stasiun untuk pergantian pengantar pengirim pesan setiap 170 mil atau 270 km dalam periode waktu 24 jam.

Di India, pada perkembangan dan pertumbuhan kestabilan politik di bawah kekuasaan Kekaisaran Mauryan tahun 322-185 SM yang memperlihatkan perkembangan infrastruktur bangunan di India Kuno kaum Mauryan, di zaman itu pengiriman pesan dilakukan dengan kereta terbuka yang ditarik oleh kuda atau disebut dengan Dagana, selain itu para penguasa juga melindungi tanah-tanah yang mereka punya dengan cara mengirimkan pesan kepada polisi atau agen militer tempat mereka berada melalui pesan dan merpati pos.

Jenis Surat

Surat digolongkan menjadi tiga yakni surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga, bila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasa. Berikut ini jenis surat-surat yang biasa digunakan:

1. Surat Pribadi, yang biasa digunakan dalam kepentingan pribadi, hal tersebut berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga, dan berikut cirinya.

a. Tidak menggunakan kop surat

b. Tidak memiliki nomor surat

c. Salam pembuka dan penutup bisa bervariasi

d. Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan penulis

e. Format suratnya bebas.

2. Surat Resmi, biasa digunakan dalam kepentingan resmi, baik secara perorangan, instansi, maupun organisasi, yang memiliki ciri sebagai berikut :

a. Menggunakan kop surat bila dikeluarkan oleh organisasi.

b. Memiliki nomor surat, lampiran, dan perihal.

c. Menggunakan salam pembuka, dan penutup yang lazim.

c. Menggunakan bahasa yang resmi atau formal.

d. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.

e. Memiliki aturan format yang baku.

- Bagian dalam surat resmi:

a. Kepala atau kop surat

- Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3. Logo instansi/lembaga

4. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

5. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

6. Hal, berupa garis besar isi surat

7. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

8. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

9. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

10. Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

- Penutup surat berisi:

a. salam penutup

b. jabatan

c. tanda tangan

d. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

e. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

3. Surat Niaga, digunakan bagi badan penyelenggara usaha niaga seperti industri dan usaha jasa, surat niaga berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun secara baik, di antaranya seperti surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan yang dibagi menjadi surat niaga internal dan eksternal, contohnya surat penawaran dan penagihan.

4. Surat Dinas, biasa digunakan dalam kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dan tugas kantor, seperti kepentingan dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi, biasanya surat dinas berfungsi sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat yang berkaitan dengan fungsi arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Dan berikut ciri dari surat dinas.

a. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

b. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

d. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

e. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

f. Format surat tertentu

5. Surat Lamaran Kerja, biasa dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja ke sebuah kantor, instansi, maupun perusahaan yang dituju atau dilamar. Dan dibawah ini yang merupakan bagian-bagian penting dalam pembuatan surat lamaran kerja.

a. Tempat dan tanggal pembuatan surat

b. Nomor surat

c. Lampiran

d. Hal atau perihal

e. Alamat tujuan

f. Salam pembuka

g. Isi surat, terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu:

- Paragraf pembuka

- Isi surat

- Paragraf penutup

- Salam penutup

i. Tanda tangan dan nama terang

Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word

1. Kop Surat di Microsoft Word secara Manual

Kop surat atau kepala surat merupakan format baku yang digunakan sebagai penanda otentik surat dari suatu instansi atau perseorangan. Cara membuatnya:

a. Buka lembar kerja baru di Microsoft Word yakni lembar kerja yang akan diisi dengan badan surat

b. Klik menu Insert, kemudian klik sub menu Header dan selanjutnya pilih Blank Header.

c. Maka lembar kerja akan berubah menjadi gambar berikut ini

d. Mulailah mendesain kop surat sesuai kebutuhan, letakkan kursor di area Type text yang tersedia di lembar kerja.

e. Selanjutnya, ketik nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan detail informasi lain yang ingin dicantumkan di kop surat.

f. Kemudian untuk logo perusahaan bisa masuk ke menu Insert dan pilih Picture. Lalu pilih gambar logo yang tersimpan di perangkat.

g. Buat Garis Lurus Pembatas. Sedangkan untuk membuat garis pembatas antara kop surat dengan badan surat bisa masuk ke menu Insert, Shapes, dan tarik garis di area dimana garis pembatas akan dibuat. Berikut detailnya.

h. Buat Garis Lebih Tebal

i. Supaya garis pembatas lebih tebal, maka bisa melakukan pengaturan di menu Format yang tersedia. Lalu pilih Shape Outline dan pilih lagi Weight. Detailnya ada pada gambar berikut.

j. Periksa hasil akhir

k. Desain kop surat bisa dibuat lebih atraktif, sesuaikan dengan tingkat kebutuhan maupun permintaan dari atasan.

l. Kemudian tinggal mengetik badan surat di bagian bawahnya.

2. Kop Surat Menggunakan Template

a. Masuk ke Kolom Letter pada Halaman New, saat membuka Microsoft Word, klik kolom New. Lalu pilih Letter di bagian atas

b. Pilih Template  yang paling cocok untuk digunakan, lalu klik Create.

c. Isi Keterangan Surat yang Sudah Disediakan

d. Kemudian tinggal isi apa saja informasi kop surat yang diperlukan, dan selesai.

3. Kop Surat Secara Otomatis

a. Langkah pertama, buka lembar kerja baru di Microsoft Word, dimana surat akan dibuat dan juga ditambahkan kop surat.

b. Saat jendela New Document muncul di layar, maka pilih Letters dan kemudian pilih template kop surat yang sesuai dengan keinginan, terakhir klik tombol Create.

c. Selanjutnya, template yang dipilih akan muncul di lembar kerja, dan bisa mengedit informasi apa saja yang akan dimasukan ke dalam kop surat.

d. Kemudian, simpan dokumen dan cetak setelah itu dikirimkan ke alamat penerima surat tersebut.