Cara Menggunakan Spreadsheet yang Kekinian Dibanding Ms. Excel

Membuat dan menghitung data tentu membutuhkan bantuan aplikasi canggih. Biasanya orang akan menggunakan Microsoft Excel untuk melakukannya, tapi kali ini ada fitur google spreadsheet yang terbilang lebih kekinian dibandingkan Ms. Excel lho.

Berbeda dengan Ms. Excel, google spreadsheet memiliki beberapa kelebihan, salah satunya dapat berbagi dokumen atau file ke orang lain. Penggunaan spreadsheet banyak menawarkan keunggulan. Berikut ulasan tentang cara mengoperasikan spreadsheet yang telah dirangkum oleh Ngopibareng.id.

Manfaat Menggunakan Google Spreadsheet

Berikut beberapa manfaat menggunakan Google Spreadsheet bagi pelaku bisnis, yang meliputi:

1. Akses data dimana dan kapanpun

Kerja dengan sistem Remote Working sudah cukup menjadi tren saat ini. Tidak heran jika banyak pebisnis yang ingin melakukan hal tersebut. Google Spreadsheet menyajikan hal tersebut, Anda dapat memonitor kondisi perusahaan dengan mudah, bahkan hanya dengan via smartphone sembari berkomunikasi dengan rekan kerja atau karyawan Anda.

2. Data tetap aman

Banyak yang takut jika data penting yang tersimpan secara online mudah untuk di bobol oleh pihak yang tidak diinginkan. Tetapi, tidak untuk Google Spreadsheet. Fitur keamanan yang dikenal dengan “G Suite” membuat informasi bisnis Anda tetap aman dan terkendali.

Teknologi G Suite menyajikan berbagai fitur yang membuat kendali tetap pada Anda. Hanya dengan meng-klik pengaturan, Anda dapat mengatur siapa saja yang dapat melihat, meng-edit atau mengomentari dokumen Anda. Selain itu, dengan fitur Information Rights Management (IRM) Anda dapat mematikan opsi download, copy atau print.

3. Real-time data

Bagi blogger atau web master, Google Analytics menjadi salah satu fitur favorit dalam urusan traffic pengunjung secara real-time. Google Spreadsheet pun demikian, Data Cloud akan membuat data Anda tetap up to date. Bahkan Anda dapat berkomunikasi dalam waktu yang sama dengan tim atau rekan kerja bisnis Anda. Berbagai evaluasi keuangan atau capaian bisnis dapat langsung dibahas alam aplikasi ini.

4. Bekerja seperti di Ms. Excel

Fungsi V Look UP, SUM IF, Filter, Chart dan ratusan fungsi lainnya disediakan Google dalam aplikasi bisnisnya itu. Ratusan fungsi yang telah tersedia tentu akan membuat Anda lebih mudah melakukan Analisa, dan pengelolaan data bisnis Anda. Satu kelebihan lainnya dari Google Spreadsheet yaitu adanya artificial intelligence yang mampu mengerjakan tugas-tugas berat dalam bisnis Anda.

Cara Menggunakan Spreadsheet

Berikut langkah-langkah menggunakan spreadsheet bagi pemula.

1. Anda harus memiliki akun Gmail terlebih dahulu. Jika belum ada, silakan membuat akun Gmail (gmail.com ) terlebih dahulu sebelum menggunakan spreadsheet.

2. Apabila sudah memiliki akun Gmail, Anda bisa mulai menggunakan spreadsheet secara online melalui link: docs.google.com/spreadsheets .

3. Pada browser, nantinya akan muncul 'Start a New Spreadsheet'. Klik 'Blank' di bagian bawah kalimat tersebut untuk membuat spreadsheet baru.

4. Tampilan spreadsheet baru yang kosong (terdiri dari sel, baris, dan kolom seperti Microsoft Excel) akan terlihat pada browser.

5. Silakan ubah nama spreadsheet baru tersebut dengan mengetik di bagian 'Untitled Spreadsheet'.

6. Pada bagian bawah, Anda bisa mengedit nama setiap 'Sheet' sesuai kebutuhan pekerjaan dan tim.

7. Silakan isi setiap sel, kolom, dan baris pada file spreadsheet tersebut sesuai kebutuhan pekerjaan.

8. Anda juga bisa mengedit Google Spreadsheet tersebut kapan dan di mana saja. Semua perubahan data setiap selesai mengetik akan tersimpan secara otomatis.

Cara Membuat Spreadsheet Baru di Google Drive

Selain cara mengoperasikannya, berikut cara untuk membuat spreadsheet baru di google drive.

1. Untuk membuat Google Spreadsheet baru bisa melalui Google Drive dengan membuka link: drive.google.com .

2. Di sisi kiri pada tampilan layar browser, klik 'New'.

3. Secara otomatis, Anda akan diarahkan ke laman online docs.google.com/spreadsheets untuk membuat spreadsheet baru.

4. Selanjutnya, langkah-langkah membuat spreadsheet baru sama seperti cara menggunakan Google Spreadsheet yang sudah dijelaskan pada ulasan sebelumnya.

5. Pada browser, nantinya akan muncul 'Start a New Spreadsheet'. Klik 'Blank' di bagian bawah kalimat tersebut untuk membuat spreadsheet baru.

6. Tampilan spreadsheet baru yang kosong (terdiri dari sel, baris, dan kolom seperti Microsoft Excel) akan terlihat pada browser.

7. Silakan ubah nama spreadsheet baru tersebut dengan mengetik di bagian 'Untitled Spreadsheet'.

8. Pada bagian bawah, Anda bisa mengedit nama setiap 'Sheet' sesuai kebutuhan pekerjaan dan tim.

9. Silakan isi setiap sel, kolom, dan baris pada file spreadsheet tersebut sesuai kebutuhan pekerjaan.

10. Selain itu, Anda juga bisa mengedit Google Spreadsheet tersebut kapan dan di mana saja. Semua perubahan data setiap selesai mengetik akan tersimpan otomatis.

Cara Berbagi Spreadsheet dengan Orang Lain

Data dalam spreadsheet juga dapat dibagikan ke orang lain dengan cara sebagai berikut:

1. Klik tombol 'Share' atau 'Bagikan' di pojok kanan atas dokumen spreadsheet yang akan dibagikan.

2. Tambahkan alamat email siapa saja yang ingin disertakan sebagai kolaborator untuk mengedit, melihat, dan mengomentari spreadsheet itu.

3. Pastikan Anda telah mengatur izin untuk kolaborator tersebut dengan klik panah ke bawah (dropdown) pada ikon pensil. Hal ini bertujuan untuk mengontrol apakah mereka bisa mengedit, berkomentar, atau hanya diberi akses melihat spreadsheet saja.

4. Apabila tidak ada perubahan lagi, klik selesai. Link spreadsheet yang akan dibagikan pun akan masuk ke email orang yang dituju sebagai kolaborator.

Cara Menulis Formula di Spreadsheet

Untuk memulai menulis rumus pertama kali Anda dapat mengikuti langkah berikut:

- Ketik tanda sama dengan ("=") Lihat ringkasan dan tutorial di bawah untuk mempelajari lebih lanjut tentang template di Google Spreadsheet. =A1+B1.

Anda dapat membuat rumus baik di dalam sel tunggal, atau dengan bekerja dengan data yang sudah dimasukkan ke sel lain.

Berikut beberapa rumus yang dapat Anda gunakan untuk mengerjakan data:

1. Operator matematika dasar, seperti +, -, *, dan /

2. Formula transformasi teks, seperti =UPPER, =LOWER, or =TRIM (cobalah ini di teks untuk melihat efeknya!)

3. Fungsi tanggal, seperti =TODAY untuk mencetak tanggal, atau =MONTH untuk mendapatkan bulan dari tanggal tertentu.

Kelebihan Menggunakan Google Spreadsheet

Penggunaan spreadsheet sebagai pengolah data juga memiliki kelebihan atau keunggulan, di antaranya:

1. Dapat dioperasikan secara online melalui browser docs.google.com/spreadsheets. Artinya, Anda tidak harus mengunduh atau mengistal layanan ini.

2. Penggunaannya tanpa berbayar alias gratis.

3. Setiap pengguna dapat berkolaborasi dan berbagi dokumen/file yang sama dengan orang lain. Masing-masing pengguna dapat mengatur dan mengedit file tersebut secara real-time.

4. Mengobrol dengan orang lain yang sedang mengedit.

5. Semua perubahan data terakhir akan selalu tersimpan otomatis begitu selesai mengetik, diurutkan menurut tanggal, waktu, dan siapa yang membuat perubahan terakhir kali.

6. Dapat digunakan untuk mempercantik data dengan bagan dan grafik berwarna.

7. Dapat disimpan dan diekstrak untuk kemudian dibuka di Microsoft Excel dengan format .xlsx.

8. Data spreadsheet dapat diimpor dan diekspor hingga mencapai 1 MB dengan format .xls, .csv, .txt, .ods, .pdf dan html.

9. Setiap satu dokumen spreadsheet dapat mencapai hingga 10.000 baris, 256 kolom, 100.000 sel, dan 40 sheet. Masing-masing pengguna memiliki batas hingga 200 spreadsheet.

Kekurangan Penggunaan Spreadsheet

Meski memiliki kelebihan, tentu ada sedikit kekurangan dari penggunaan spreadsheet.

1. Anda harus memastikan untuk memiliki jaringan internet guna membuka, mengatur, dan mengedit dokumen spreadsheet.

2. Fitur spreadsheet tidak selengkap Microsoft Excel.

Perbedaan Spreadsheet dengan Microsoft Excel

Meskipun terlihat memiliki berbagai fitur yang sama, tetapi Microsoft Excel dan Google Sheets memiliki sejumlah perbedaan, di antaranya dari segi fungsi dan cara mengaksesnya.

Dibanding Google Sheets atau Spreadsheets, Microsoft Excel memiliki berbagai formula yang lebih lengkap untuk mempermudah penggunanya menyusun dokumen excel. Selain itu, Microsoft Excel dapat diakses secara offline alias tidak memerlukan jaringan internet. Sementara Google Sheets, hanya bisa diakses ketika perangkat yang Anda gunakan terhubung dengan internet.

Meski begitu, jika menggunakan Google Sheets, pengguna dapat menyimpan file secara online dan bisa diakses di mana saja. Hal tersebut memungkinkan pengguna untuk membuka dokumen yang sama menggunakan perangkat berbeda. Bagi pengguna yang terbiasa menggunakan Microsoft Excel, atau membutuhkan fitur yang ada di Microsoft Excel untuk membuat formula file yang Anda inginkan, tetapi jika Anda ingin menyimpannya secara online, maka Anda dapat mengimpor file Excel terlebih dahulu ke Google Sheets.

Hal tersebut dapat dilakukan karena 2 aplikasi tersebut memiliki fungsi yang hampir sama. Tetapi, ada sejumlah formula Excel yang tidak bisa diedit menggunakan Google Sheets, sehingga pengguna hanya bisa menyimpan saja dalam format Sheets.

Apabila Anda ingin mengedit file dengan formula Microsoft Excel, pengguna dapat mengunduh file tersebut kemudian membukanya menggunakan Excel di perangkat komputer atau laptop.